8 preziosi consigli per organizzare e gestire delle riunioni efficienti ed efficaci
In azienda partecipi puntualmente a riunioni interminabili e terribilmente inconcludenti?
Benvenuto nel club!
Ogni azienda che si voglia avere una parvenza di organizzazione deve necessariamente prevedere delle riunioni periodiche che coinvolgano i diversi livelli del personale al fine di prendere decisioni, trovare soluzioni e condividere strategie.
Troppo spesso però le riunioni si trasformano in una grande perdita di tempo e finiscono per diventare momenti completamente inutili.
Ecco quindi 8 consigli d’oro per un organizzare e gestire delle riunioni efficienti ed efficaci:
- Crea un ordine del giorno preciso e condividilo con i partecipanti prima della riunione. Ciò consentirà a tutti di essere preparati e di concentrarsi sui punti chiave della riunione.
- Limita il numero di partecipanti alle riunioni solo a coloro che sono strettamente necessari. Così facendo potrai evitare distrazioni e manterrai la concentrazione sui key point.
- Rispetta gli orari pianificati della riunione! Ciò ti consentirà di rispettare i tempi degli altri partecipanti e di evitare che la riunione si prolunghi troppo (ed inutilmente, soprattutto). Per facilitare il time management, utilizza una clessidra per moderare la durata degli interventi.
- Utilizza sempre un moderatore per mantenere la riunione sul corretto focus e per evitare deviazioni dall’ordine del giorno.
- Utilizza una tecnologia adeguata per supportare la riunione, come una piattaforma di videoconferenza o un’app di condivisione dello schermo
- Cerca di avere un obiettivo preciso e un piano d’azione per ogni punto dell’ordine del giorno. Ciò ti permetterà di ottenere risultati concreti dalla riunione e di evitare discussioni non costruttive.
- Ricorda che fare un follow-up dopo la riunione ti aiuterà a verificare che gli impegni presi siano stati rispettati e che gli obiettivi siano stati raggiunti.
- Cerca di utilizzare metodi di lavoro agile come la metodologia Scrum per gestire la riunione, mantenendo la riunione dinamica e a concentrando gli sforzi sull’essenziale.
Segui questi tips e le tue riunioni diventeranno dei veri e propri appuntamenti di produttività!
Provare per credere 😉
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